Tổng đài ảo với nhiều tính năng cao cấp, và những lợi ích mang lại, đã dần trở thành lựa chọn của nhiều doanh nghiệp. Không chỉ những doanh nghiệp lớn, phát triển nhiều chi nhánh mới cần đầu tư hệ thống tổng đài này mà hầu hết các doanh nghiệp đều nên nâng cấp. Bài viết này, Thiên Sứ sẽ giúp bạn giải thích được vì sao và cho bạn thấy rõ những điểm khác biệt lớn của tổng đài ảo so với tổng đài truyền thống.
1.Xu hướng tổng đài ảo hiện nay:
Bạn có thể biết đến tổng đài ảo với những tên chuyên môn như Hosted PBX, Cloud PBX hay Virtual PBX. Những khái niệm này để gọi chung hệ thống điện thoại doanh nghiệp hoạt động và lưu trữ toàn bộ thông tin trên các máy chủ trong các trung tâm dữ liệu ngoài trang Web, chạy trên nền thành Internet.
Một khái niệm khác bạn cũng có thể tìm hiểu là PBX. Private Branch Exchange là một hệ thống điện thoại riêng cho phép một tổ chức giao tiếp nội bộ cũng như liên kết ra bên ngoài. Hệ thống tổng đài là hệ thống để định tuyến các cuộc gọi đến doanh nghiệp và cho phép người dùng có thể chuyển hướng hoặc lựa chọn thêm các tiện ích mở rộng khác. Hệ thống này sẽ chứa đầy đủ các thông số kỹ thuật về các máy nhánh trong hệ thống điện thoại mà doanh nghiệp thiết lập.
Tổng đài ảo này cung cấp nhiều tính năng hơn cả các hệ thống điện thoại PBX(Private Branch Exchange) truyền thống, đồng thời cho phép doanh nghiệp quản lý dễ dàng, thuận tiện, thiết lập mọi thứ một cách đơn giản.
2. Lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp
Không phải tự nhiên mà từ các doanh nghiệp lớn trên thế giới và cả các doanh nghiệp nhỏ, mới khởi nghiệp cũng lựa chọn hệ thống tổng đài ảo. Mô hình tổng đài mới này mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và khách hàng. Cụ thể:
2.1. Đối với doanh nghiệp
Không cần tốn tới một khoản chi phí lớn cho hệ thống các thiết bị vật lý như xây dựng phòng ốc, máy móc, dây dẫn,… Hệ thống tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí xây dựng ban đầu. Không dừng lại ở đó, doanh nghiệp cũng không cần lo lắng tới vấn để bảo trì hay nâng cấp định kỳ vì vấn đề này được thực hiện bởi đơn vị cung cấp hệ thống. Họ sẽ luôn đảm bảo rằng kết nối không có sự gián đoạn. Trong quá trình vận hành, nếu có bất cứ vấn đề giả xảy ra đều sẽ được hỗ trợ từ họ. Doanh nghiệp hoàn toàn không cần tới chuyên viên kỹ thuật chăm sóc riêng cho hệ thống này. Nhìn chung, lợi ích đầu tiên doanh nghiệp có thể nhận thấy chính là tiết kiệm phần lớn chi phí vận hành.
Giảm bớt công việc cho nhân sự: Tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp không cần duy trì nhân sự cũng như chuyên viên quản lý cho tổng đài . Mọi công việc như quản trị, trực tổng đài đều được thông qua mạng Internet với trình duyệt Web và hệ thống mạng nội bộ có sẵn nên nhân viên có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi, không nhất thiết phải ngồi tại văn phòng.
2.2. Tăng cơ hội tiếp cận và chăm sóc khách hàng
Đi cùng tốc độ phát triển của các trang thương mại điện tử, bán hàng online, doanh nghiệp cần có cách riêng để tiếp cận tới những khách hàng này. Mong muốn của khách hàng hiện nay là được giải đáp các thắc mắc một cách nhanh nhất, đầy đủ và chuyên nghiệp. Do đó việc đầu tư hệ thống tổng đài với các tính năng trả lời tự động như tổng đài ảo là vô cùng cần thiết.
Bên cạnh những lợi ích trên, tổng đài ảo còn là phương án được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để khắc phục những điểm yếu gặp phải ở hệ thống tổng đài truyền thống.
3. Những điểm khác biệt của tổng đài ảo và tổng đài truyền thống:
Mặc dù vẫn có một vài nhược điểm nhỏ nhưng hệ thống tổng đài ảo vẫn là một lựa chọn hoàn hảo cho phương án phát triển chuyên nghiệp và bền vững cho một doanh nghiệp trong thị trường nhiều cạnh tranh như hiện nay. Chúng giải quyết được hầu hết những khó khăn mà doanh nghiệp ở một tổng đài truyền thống.
3.1.Cài đặt nhanh chóng với chi phí tiết kiệm
Đây là điểm khác biệt đầu tiên có thể nhận thấy dễ dàng khi so sánh tổng đài ảo và tổng đài truyền thống. Nếu như ở tổng đài truyền thống, bạn cần trả một khoản khi phí không hề nhỏ cho việc trang thiết bị phần cứng như lưu trữ, cài đặt hay bảo trì tốn kém thì ở tổng đài ảo, việc lưu trữ hay cài đặt, ghi âm đều được thực hiện bởi đơn vị cung cấp.
3.2.Tổng đài ảo có thể mở rộng nâng cấp một cách linh hoạt
Việc nâng cấp và mở rộng ở tổng đài truyền thống không những cồng kềnh, khó khăn, tốn nhiều chi phí và không đem lại hiệu quả cao. Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp có thể mở rộng nhánh máy, chi nhánh hay chuyển văn phòng mới một cách dễ dàng. Đầu tư cho việc mở rộng cũng rất đơn giản, doanh nghiệp chỉ việc thông báo mở rộng với đơn vị cung cấp dịch vụ và thêm chi phí đầu tư cho các thiết bị nghe gọi, hạ tầng mạng ở địa điểm mới là có thể sử dụng được hệ thống mới.
3.3. Tích hợp dễ dàng
Có sự phát triển mở rộng thì cũng dễ dàng có sự tích hợp bởi hệ thống tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng Internet. Doanh nghiệp dễ dàng tích hợp các dữ liệu từ bảng điều khiển trên nền tảng vào các giải pháp qua một kênh thứ 3 như CRM, phần mềm bán hàng hay các phần mềm kế toán,…
3.4. Đa dạng các tính năng hỗ trợ
Ở tổng đài truyền thống các tính năng bị hạn chế rất nhiều, ví dụ: nếu muốn ghi âm cuộc gọi, doanh nghiệp cần đầu tư một hệ thống máy móc khác để hỗ trợ. Nhưng với tổng đài ảo, mô hình có nhiều tính năng cao cấp như bổ sung hàng đợi vào cuộc gọi, ghi âm, IVR, báo cáo và cả các tính năng quản lý các nội dung cuộc gọi… Những tính năng bổ sung này mang lại trải nghiệm và dịch vụ tốt hơn cho các doanh nghiệp.
3.5. Thân thiện với các thiết bị di động
Nếu như ở tổng đài truyền thống, bạn cần ngồi bên cạnh chiếc máy tính bàn 24/7 thì với tổng đài ảo, bạn có thể làm việc ngay trên chiếc Smartphone của bạn. Tất cả các thiết bị nghe gọi hệ điều hành IOS và Android đều cho phép các tính năng của tổng đài hoạt động một cách mượt mà.
Không những thế, ứng dụng của tổng đài ảo cho phép người dùng truy cập toàn bộ tính năng của thiết bị được cài đặt. Đây chính là một sáng tạo hoàn hảo để người dùng luon cảm thấy được chuẩn bị đầy đủ, thân thiện, dễ dùng ngay cả khi dùng mô hình tổng đài ảo này trên máy tính. Điều kiện duy nhất của hệ thống này chính là Internet, trong khi đó sóng wifi hiện nay đã rất phổ biến. Vì thế, nhân viên có thể chủ động hơn trong công việc của mình.
3.6. Thời gian hoạt động liên tục
Với nhiều máy chủ được phân bổ rộng rãi, tỷ lệ ngưng hoạt động hay sự cố rất ít, giảm đi rất nhiều so với mô hình tổng đài truyền thống. Điều này là rất quan trọng và hữu ích với những doanh nghiệp có chi nhánh đặt tại các vùng thường xuyên có thiên tai hoặc có các sự kiện lớn,..Phần mềm sẽ tự động định tuyến các cuộc gọi đến một máy chủ khác để khách hàng không bị thời gian chết, giảm bớt phản ứng tiêu cực từ phía khách hàng.
3.7. Không cần hệ thống phần cứng phức tạp
Nếu như doanh nghiệp bạn chọn xây dựng tổng đài truyền thống, bạn cần mua hoặc thuê lại các tủ tổng đài, các thiết bị vật lý đồng kềnh với chi phí lớn. Với tổng đài ảo thì không, bạn chỉ cần có nền tảng Internet tốt bởi hệ thống máy chủ đã được phân bổ ở một số vị trí được nhà cung cấp dịch vụ quản lý. Việc này không chỉ làm nhẹ đi bộ máy chủ cồng kềnh mà còn đảm bảo tiết kiệm chi phí.
Với những phân tích trên của Đông Dương Telecom, bạn đã hiểu vì sao doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp tổng đài ảo rồi phải không? Với những tính năng cao cấp, hệ thống tổng đài ảo sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt sự cồng kềnh trong bộ máy quản lý, tăng sự hài lòng của khách hàng và đặc biệt bắt kịp những xu hướng cạnh tranh trên thị trường. Đông Dương Telecom là đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo uy tín, chất lượng. Nếu doanh nghiệp bạn có nhu cầu nâng cấp hệ thống tổng đài, hãy liên hệ với đội ngũ kỹ thuật tại Đông Dương Telecom để được tư vấn.
Nguồn: indochinatelecom.vn (Tham khảo).
Thiên Sứ miễn phí 2 gói tư vấn và thiết kế, gọi ngay HOTLINE 070 234 2009 để được tư vấn sớm nhất. Hoặc khách hàng có nhu cầu lắp đặt Giải pháp tổng đài ảo có thể liên hệ với Thiên Sứ qua:
