Giải pháp tổng đài, Kiến thức

17 tính năng của tổng đài VoIP bạn không nên bỏ qua

Posted on by Cẩm Phát Phan

Với hệ thống tổng đài VoIP, bạn có được một công cụ kinh doanh mạnh mẽ với chi phí chỉ bằng một phần nhỏ so với những gì cần thiết để cài đặt và duy trì một trung tâm cuộc gọi truyền thống.

Không phải tất cả các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài VoIP đều cung cấp các tính năng giống nhau. Điều cần thiết là chọn các tính năng gọi điện trong hệ thống điện thoại ảo mà nhóm của bạn thực sự cần hôm nay và ngày mai.

Tham khảo 17 tính năng mà bạn nên tìm từ nhà cung cấp dịch vụ hệ thống tổng đài VoIP.

Quản lý cuộc gọi nâng cao

Quản lý cuộc gọi nâng cao giúp bạn ưu tiên, giữ, định tuyến hoặc chặn các cuộc gọi đến. Tính năng này hỗ trợ các hoạt động trao đổi của bạn và giảm sự thất vọng của khách hàng. Nó cũng cải thiện chất lượng và tác động cuộc gọi của tổng đài VoIP.

Định tuyến cuộc gọi

Với tính năng định tuyến cuộc gọi nâng cao, doanh nghiệp của bạn sẽ hệ thống hóa định hướng các cuộc gọi đến. Bạn có thể định tuyến một cuộc gọi đến theo loại khách hàng, mục đích, hiệu suất của Agents, sự sẵn sàng của nhân viên…

Từ chối cuộc gọi ẩn danh

Không phải tất cả các cuộc gọi đều thực sự cần thiết. Bạn không muốn cuộc gọi quấy rối khiến nhóm của bạn không giúp được những khách hàng có nhu cầu. Tính năng này ngăn các cuộc gọi từ ID người gọi ẩn danh hoặc bị chặn gọi đến doanh nghiệp.

Chuyển tiếp cuộc gọi

Chuyển tiếp cuộc gọi để giải quyết các mối quan tâm của khách hàng dù nhóm của bạn ở đâu. Định tuyến cuộc gọi nhận được từ điện thoại văn phòng đến điện thoại di động hoặc thiết bị được chỉ định khác. Tính năng này giúp bạn linh hoạt nhận cuộc gọi ở bất kỳ đâu, giữ liên lạc với khách hàng.

Sự hiện diện cuộc gọi (Call Presence)

Nhiều chuyển tiếp cuộc gọi có thể làm phiền khách hàng. Sự hiện diện trong cuộc gọi cung cấp cho bạn khả năng hiển thị về trạng thái điện thoại của mọi người trong tổ chức của bạn. Chỉ cần nhìn thoáng qua, bạn sẽ biết ai đang bận xử lý cuộc gọi hoặc đang rảnh để nhận cuộc điện thoại khẩn cấp tiếp theo.

Xếp hàng cuộc gọi (Call Queueing)

Tính năng này rất quan trọng đối với các Doanh nghiệp nhận được khối lượng cuộc gọi lớn. Nó cho phép bạn tự động hóa việc phân phối cuộc gọi đến tổ chức nhân viên, nhóm, phòng ban… để xử lý các cuộc gọi này. Xếp hàng cuộc gọi giúp giảm thời gian chờ đợi và cho phép các nhóm trực tiếp của bạn hỗ trợ được nhiều cuộc gọi hơn.

Ghi âm cuộc gọi

VoIP có thể ghi âm mọi cuộc điện thoại trên hệ thống. Có khả năng hiển thị đầy đủ các cuộc gọi của bạn. Đồng thời, có thể cải thiện dịch vụ khách hàng và hiệu suất kinh doanh.

Conference Bridge

Conference Bridge là tính năng cho phép bạn thêm nhiều hơn 3 người vào 1 cuộc gọi. Trong số những thứ khác, tính năng này cho phép các cuộc trò chuyện nhiều bên, thúc đẩy làm việc theo nhóm và tăng cường hợp tác. Sử dụng nó để tổ chức cuộc họp từ xa với nhiều người tham gia ở địa điểm khác nhau.

Nhạc chờ

Nhạc chờ tùy chỉnh cho phép hệ thống tổng đài của bạn đặt âm thanh mà người gọi nghe được khi họ liên hệ với doanh nghiệp của bạn. Điều này không chỉ giúp khách hàng cảm thấy bị nhàm chán khi chờ đợi mà còn giúp thiết lập sự khác biệt và nhận dạng thương hiệu.

DND (Do Not Disturb – Không làm phiền)

Không làm phiền tắt chuông điện thoại của bạn, chuyển hướng khách hàng đến thư thoại hoặc đường dây bận. Bạn có thể thiết lập nó theo bất kỳ cách nào bạn muốn.

Fine Me/Follow Me

Cả Find Me và Follow Me đều là các tính năng của tổng đài VoIP chuyển tiếp cuộc gọi. Nếu Find Me cho phép bạn nhận cuộc gọi ở mọi nơi, thì Follow Me cho phép khách hàng liên hệ với bạn qua nhiều số điện thoại.

Phản hồi giọng nói tương tác (IVR)

Với Phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR), người gọi tương tác với menu thoại của doanh nghiệp. Người gọi chọn các tùy chọn bằng cách nhấn các chữ số trên điện thoại của họ hoặc nói bằng lời nói để giải quyết mối quan tâm của họ.

Ứng dụng di động

VoIP có lợi thế là được điều khiển bởi phần mềm hơn là phần cứng. Điều này có nghĩa là bạn có thể tương tác với hệ thống trên điện thoại thông minh của mình bằng cách cài đặt ứng dụng VoIP. Bạn sẽ trò chuyện với nhóm, đối tác ở bất cứ đâu chỉ cần thiết bị có kết nối Internet.

Chuyển đổi đầu số

Nhiều đầu số cũ của doanh nghiệp đã gắn liền với thương hiệu của họ nên rất lo ngại vấn đề chuyển đổi hệ thống tổng đài VoIP sẽ không sử dụng được số cũ và phải quảng bá lại đầu số mới từ đầu.

Tuy nhiên, vấn đề này nay đã được xử lý. Nhiều nhà cung cấp VoIP cho phép bạn giữ số hiện có của mình từ bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ nào và chuyển nó vào hệ thống tổng đài VoIP kinh doanh mới của bạn.

Trung kế SIP (SIP Trunking)

SIP là từ viết tắt của Session Initiation Protocol. Trung kế SIP quy định kết nối thoại qua IP giữa hệ thống điện thoại tại chỗ và mạng điện thoại chuyển mạch công cộng, còn được gọi là PSTN.

Thư thoại

Với tình huống khi bạn không thể nhận cuộc gọi, hãy luôn cung cấp cho người gọi tùy chọn để lại thư thoại.

Điều này làm cho người gọi cảm thấy rằng họ đã không lãng phí thời gian khi gọi cho bạn. Thư thoại cơ bản cho phép người gọi để lại một tin nhắn âm thanh ngắn. Sau đó, hệ thống sẽ thông báo cho các Agents khi có tin nhắn mới.

Thư thoại tới Email

Không bao giờ để thư thoại không giám sát trong thời gian dài. Sử dụng tính năng chuyển thư thoại đến email sẽ giúp bạn hành động ngay khi có thể. Tính năng này tự động gửi tin nhắn thư thoại đến hộp thư đến của bạn để bạn có thể trả lời khách hàng nhanh hơn.

Trên đây là những tính năng của một hệ thống tổng đài VoIP mà bạn không nên bỏ qua. Với việc phát triển mạnh mẽ của công nghệ, chắn chắn sẽ có thêm nhiều các tính năng mới được cập nhật nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của doanh nghiệp.

Nguồn: https://worldfone.vn(Tham khảo).

TSI miễn phí 2 gói tư vấn và thiết kế, gọi ngay HOTLINE để được tư vấn sớm nhất. Hoặc khách hàng có nhu cầu lắp đặt Giải pháp tổng đài ảo có thể liên hệ với TSI qua:

Trả lời